Nezaplacená faktura? Problém, který zná snad každý podnikatel. Pokud váš odběratel neuhradí větší zakázku, může ve firmě chybět hotovost na mzdy, zásoby nebo platby dodavatelům. Faktury po splatnosti proto řešte od prvního dne a systematicky. Začněte u sebe. Znáte to, věcí je hodně najednou a paměť občas klame, proto nejdříve ověřte fakturu a její skutečnou splatnost. Když jste si jisti, že chyba není na vaší straně, kontaktujte klienta. Pokud nepomůže ani dobré slovo, uplatněte úrok z prodlení a případné další nároky. Pokud platba stále nepřichází, přejděte k předžalobní výzvě, mimosoudnímu inkasu nebo soudu. Současně však řešte, zda výpadek příjmů přímo neohrožuje provoz firmy.

‍

Faktura je po splatnosti. Co udělat jako první?

‍

Nejdříve ověřte, zda jde skutečně o pohledávku po splatnosti a zda klient nemá legitimní důvod platbu zadržet.

‍

Zkontrolujte především:

1. zda klient fakturu skutečně obdržel,
2. jakou splatnost stanovuje smlouva nebo objednávka,
3. zda jste zboží nebo službu řádně dodali,
4. zda máte potvrzení o převzetí, předávací protokol nebo jiný důkaz o plnění,
5. zda částka a další údaje na faktuře odpovídají smlouvě,
6. zda klient fakturu nerozporoval,
7. zda už platba nepřišla pod jiným variabilním symbolem.

‍

Ministerský portál BusinessInfo doporučuje před zahájením vymáhání shromáždit zejména smlouvu, objednávku, fakturu, předávací dokumentaci a komunikaci s odběratelem. Samotná faktura totiž nemusí při případném sporu stačit k prokázání celého nároku.

‍

Můžete si také nastavit praktický interní proces, který menší firmě pomůže v podobných situacích reagovat včas.

‍

Doporučený postup:

‍

1. den - Ověřte platbu, fakturu, smlouvu a doručení.

1. až 3. den - Pošlete přátelskou upomínku a kontaktujte klienta.

přibližně 7. den - Zašlete formálnější písemnou upomínku s novým termínem úhrady.

7. až 14. den - Vyčíslete případný úrok z prodlení a další oprávněné nároky.

14. až 30. den - Rozhodněte o předžalobní výzvě, inkasu nebo právním vymáhání.

před žalobou - Zašlete předžalobní výzvu alespoň 7 dnů před podáním žaloby, chcete-li standardně zachovat nárok na náhradu nákladů řízení.

‍

U strategického zákazníka může být rozumné postupovat pomaleji. U klienta, který přestal komunikovat, má více nezaplacených faktur nebo vykazuje finanční problémy, naopak není důvod s dalším krokem zbytečně čekat.

‍

Zkontrolujte náležitosti faktury a datum splatnosti

‍

Před vymáháním se vyplatí ověřit také náležitosti faktury. V českém právu přitom neexistuje jeden univerzální seznam údajů pro každý dokument nazývaný faktura. Požadavky závisejí například na tom, zda jde o daňový nebo účetní doklad.

U běžného daňového dokladu zákon o DPH vyžaduje mimo jiné označení dodavatele a odběratele, příslušná DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, den vystavení, příslušné datum uskutečnění plnění, cenu, základ daně, sazbu a výši DPH.

‍

Účetní doklad má podle zákona o účetnictví obsahovat například označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku, okamžik vyhotovení a okamžik uskutečnění účetního případu.

‍

Zajímavý detail je, že datum splatnosti není samo o sobě povinnou náležitostí běžného daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH. Pro obchodní praxi je ale velmi důležité a jeho uvádění na faktuře výrazně usnadňuje kontrolu pohledávek.

‍

Jaká je splatnost faktury dle zákona?

‍

Pokud si podnikatelé splatnost výslovně nesjednají, občanský zákoník stanoví pro typický B2B vztah základní pravidlo. Cena za dodané zboží nebo službu je podle § 1963 zpravidla splatná do 30 dnů od doručení faktury. Pokud byla faktura doručena před samotným plněním nebo nelze její doručení určit, počítá se lhůta podle okolností od dodání zboží nebo poskytnutí služby. Pokud bylo sjednáno převzetí nebo ověření plnění, může být rozhodující tento okamžik.

‍

Splatnost faktury dle zákona tedy automaticky neznamená, že každá faktura musí mít 30denní splatnost. Strany si mohou sjednat například 14, 30 nebo 60 dnů.

‍

Doba splatnosti přesahující 60 dnů je mezi podnikateli možná pouze tehdy, pokud je výslovně sjednaná a není pro věřitele zvlášť nevýhodná.

‍

Proto má při vymáhání přednost především to, co bylo mezi stranami skutečně sjednáno. Samotné jednostranné uvedení jiného data na fakturu nemusí změnit již dohodnuté platební podmínky.

‍

1. Pošlete klientovi upomínku

‍

První upomínka nemusí znít jako dopis od právníka. Zpoždění často vznikne kvůli chybě v účetnictví, dovolené odpovědné osoby nebo tomu, že faktura nedorazila na správnou adresu.

‍

Upomínka by měla obsahovat:

• číslo faktury,
• dlužnou částku,
• původní datum splatnosti,
• číslo účtu a platební údaje,
• žádost o informaci, pokud klient fakturu rozporuje,
• nový konkrétní termín úhrady.

‍

Místo neurčitého „prosíme o co nejrychlejší zaplacení“ je praktičtější napsat například „prosíme o úhradu nejpozději do 15. září“.

‍

Pokud klient potvrdí, že má dočasný problém s likviditou, ale dluh uznává, může dávat smysl domluvit písemný splátkový kalendář nebo uznání dluhu. U významnější pohledávky je vhodné takovou dohodu konzultovat s právníkem.

‍

2. Úrok z prodlení: kdy můžete k faktuře připočítat „penále“?

‍

V běžné řeči se často používá slovo penále, právně je ale potřeba rozlišovat minimálně zákonný úrok z prodlení a smluvní pokutu.

‍

Pokud dlužník neuhradí peněžitý dluh řádně a včas, může věřitel za splnění zákonných podmínek požadovat úrok z prodlení.

‍

Jeho zákonná sazba odpovídá 2T repo sazbě České národní banky platné první den kalendářního pololetí, ve kterém prodlení vzniklo, zvýšené o 8 procentních bodů.

‍

Pro prodlení vzniklé ve druhém pololetí roku 2026 je rozhodující repo sazba 3,75 %. Zákonný úrok z prodlení tedy činí 11,75 % ročně.

‍

Příklad výpočtu:

‍

Firma má pohledávku 100 000 Kč. Klient je 30 dnů v prodlení a na pohledávku se vztahuje sazba 11,75 % ročně. Orientační úrok činí:

‍

100 000 × 11,75 % × 30 / 365 = přibližně 966 Kč.

‍

Vedle samotného úroku může mít podnikatel v obchodním vztahu podle § 1963 nárok také na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Nařízení vlády stanoví její minimální výši na 1 200 Kč za každou pohledávku, na kterou se toto pravidlo vztahuje.

‍

Naopak smluvní pokutu můžete požadovat tehdy, pokud byla mezi stranami sjednána. Občanský zákoník výslovně počítá s tím, že si strany pro případ porušení smluvní povinnosti sjednají její výši nebo způsob výpočtu.

‍

Není tedy vhodné klientovi automaticky přičíst libovolné „penále“, které nebylo sjednáno a nemá oporu v zákoně.

‍

3. Nepleťte si poslední upomínku s předžalobní výzvou

‍

Pokud první komunikace nepomohla, další výzva by už měla být formální. Uveďte v ní jistinu, příslušenství pohledávky, právní důvod dluhu a pevný termín, do kterého požadujete zaplacení.

‍

Pokud se chystáte k soudu, má velký význam předžalobní výzva.

‍

Podle § 142a občanského soudního řádu má úspěšný žalobce standardně právo na náhradu nákladů řízení pouze tehdy, pokud žalovanému nejméně 7 dnů před podáním žaloby zaslal výzvu k plnění na adresu pro doručování nebo poslední známou adresu. Zákon připouští výjimky, ale při běžném vymáhání není rozumné na ně spoléhat.

‍

Samotná běžná upomínka přitom není podmínkou vzniku zákonného úroku z prodlení. Jde o dvě rozdílné věci.

‍

4. Kdy předat pohledávku k inkasu nebo právnímu vymáhání?

‍

Pokud klient nereaguje, opakovaně slibuje platbu bez výsledku nebo otevřeně odmítá zaplatit, další telefonáty už nemusí mít smysl.

‍

Pohledávku můžete předat například:

• advokátovi,
• společnosti zabývající se mimosoudním inkasem,
• následně ji uplatnit soudní cestou.

‍

Mimosoudní inkaso může zvýšit tlak na dlužníka a ušetřit vlastní administrativu, není ale totéž jako exekuce. K nucenému výkonu pohledávky je potřeba příslušný exekuční titul, například pravomocný platební rozkaz nebo rozsudek.

‍

U jednodušších peněžitých pohledávek lze za splnění zákonných podmínek využít elektronický platební rozkaz. Ministerstvo spravedlnosti uvádí, že požadované peněžité plnění u tohoto postupu nesmí překročit 1 milion Kč. Návrh se podává na speciálním elektronickém formuláři.

‍

U sporných, vysokých nebo právně komplikovaných pohledávek je vhodné další postup řešit s advokátem.

‍

Před dalším vymáháním ověřte insolvenci

‍

U klienta, který náhle přestal platit všem dodavatelům, má smysl zkontrolovat insolvenční rejstřík.

‍

Pokud soud rozhodne o úpadku dlužníka, běžné urgování faktury už nemusí být správnou cestou. Věřitel musí pohledávku přihlásit do insolvenčního řízení ve lhůtě určené rozhodnutím o úpadku. Ministerstvo spravedlnosti uvádí, že tato lhůta činí dva měsíce a pozdě přihlášené pohledávky se v insolvenčním řízení standardně neuspokojují.

‍

To je jeden z důvodů, proč několik měsíců ignorovat faktury po splatnosti není dobrá strategie.

‍

Nezaplacená faktura může být problém dlužníka. Výpadek cash flow je ale váš problém

‍

Vymáhání pohledávky a řízení cash flow jsou dvě různé věci.

‍

Můžete mít zcela oprávněnou pohledávku a zároveň nemít dost hotovosti na páteční mzdy nebo pondělní objednávku zásob. To, že vám klient „určitě zaplatí“, nepomůže ve chvíli, kdy potřebujete peníze na účtu dnes.

‍

Proto si u větší nezaplacené faktury spočítejte skutečný krátkodobý výpadek: potřebná likvidita = splatné výdaje do očekávaného inkasa − dostupná hotovost − spolehlivě očekávané příjmy

‍

Příklad:

‍

Klient vám dluží 300 000 Kč. Do následujících dvou týdnů ale potřebujete zaplatit dodavatelům a zaměstnancům 180 000 Kč. Na účtu máte 70 000 Kč a dalších 40 000 Kč očekáváte od ostatních zákazníků.

‍

Váš krátkodobý výpadek není 300 000 Kč, ale přibližně 70 000 Kč.

‍

Právě tuto částku má smysl řešit jako první. Není nutné automaticky financovat hodnotu celé nezaplacené faktury.

‍

Kdy může pomoci provozní financování od Flowpay?

‍

Pokud jde o dočasný nesoulad mezi příjmy a výdaji a samotné podnikání jinak funguje zdravě, může výpadek překlenout krátkodobé provozní financování.

‍

Flowpay nabízí podnikatelské financování až do 2,5 milionu Kč. Žádost probíhá online a firma při posuzování propojuje aktuální firemní data, například z banky, účetnictví, e-shopu nebo pokladního systému.

‍

Financování lze nastavit na 1, 3, 6 nebo 12 měsíců. Flowpay žádosti posuzuje do jednoho pracovního dne, u složitějších případů může proces trvat déle. Konkrétní podmínky a cena financování se stanovují individuálně.

‍

To může být užitečné například tehdy, když:

• čekáte na úhradu větší pohledávky, ale mezitím musíte zaplatit dodavatele,
• potřebujete doplnit zásoby a nechcete kvůli jednomu opožděnému klientovi zastavit prodej,
• vám nezaplacená faktura vytvořila krátkodobou mezeru před výplatou mezd,
• by odložení plánované objednávky způsobilo firmě větší ztrátu než samotná cena financování.

‍

Jak snížit riziko, že faktury po splatnosti ohrozí firmu příště

‍

Nejlevnější nezaplacená faktura je ta, která firmě vůbec nevytvoří problém s likviditou. U větších zakázek proto nastavte pravidla ještě před zahájením práce.

‍

Pomáhá zejména:

• sjednat splatnost faktur už ve smlouvě nebo objednávce,
• u větších zakázek požadovat zálohu,
• rozdělit rozsáhlé projekty do průběžně fakturovaných etap,
• u nových klientů nezačínat automaticky s dlouhou splatností,
• přesně určit, kdy je služba nebo zboží považováno za převzaté,
• archivovat objednávky, smlouvy, předávací protokoly a komunikaci,
• nastavit automatické upozornění před datem splatnosti i po něm,
• sledovat celkovou výši pohledávek vůči jednomu zákazníkovi,
• vytvořit rezervu pro případ, že několik významnějších klientů zaplatí pozdě.

‍

Platební morálka zákazníků není jen záležitostí účetního oddělení. Pokud jedna nebo dvě nezaplacené faktury dokážou zastavit běžný provoz, jde především o problém řízení cash flow.

‍

Praktické pravidlo je jednoduché: pohledávku začněte řešit hned po splatnosti, ale zároveň si spočítejte, co opožděná platba udělá s vaším účtem během následujících týdnů. Vymáhání řeší peníze, které vám klient dluží. Řízení likvidity řeší to, aby vaše firma mohla fungovat, než je skutečně dostane.

‍