Proforma faktura je dokument, kterým dodavatel obvykle žádá zákazníka o zaplacení před dodáním zboží nebo služby. Nejčastěji se používá při zálohách nebo platbě celé ceny předem. Běžná proforma vystavená jako výzva k platbě sama o sobě není daňovým dokladem a zákazník si pouze na jejím základě nemůže uplatnit odpočet DPH.

‍

S proforma fakturou se často setkávají živnostníci, freelanceři, e-shopy i malé firmy. Užitečná je například tehdy, když potřebujete před zahájením zakázky vybrat zálohu na materiál nebo si potvrdit objednávku platbou předem.

‍

Co je proforma faktura

‍

Proforma faktura funguje především jako výzva k platbě. Dodavatel zákazníkovi sdělí, za co má zaplatit, kolik, na jaký účet a zpravidla také do kdy. Zákon o DPH nevymezuje „proforma fakturu“ jako samostatný druh daňového dokladu. Podle § 26 zákona o DPH je daňovým dokladem písemnost, která splňuje podmínky stanovené tímto zákonem. Rozhodující proto není samotný název dokumentu, ale jeho obsah a okolnosti jeho vystavení. Běžnou proformu vystavenou před přijetím platby je proto vhodné chápat jako předběžný platební dokument, nikoli jako konečnou fakturu.

‍

Jednoduchý příklad: Webdesigner se zákazníkem dohodne vytvoření nového webu za 40 000 Kč a před zahájením práce požaduje zálohu 50 %. Zákazníkovi pošle proforma fakturu s částkou k úhradě a platebními údaji. Zákazník podle ní zaplatí požadovanou zálohu. Teprve skutečné přijetí peněz může mít další účetní a daňové důsledky. Samotné odeslání proformy je ještě nevyvolává.

‍

Kdy se proforma faktura používá

‍

Proforma faktura dává smysl především tehdy, když dodavatel požaduje část nebo celou cenu ještě před dodáním.

‍

Typicky se používá například při:

• záloze před zahájením zakázky,
• platbě objednávky předem,
• výrobě produktu na míru,
• objednání materiálu potřebného pro zakázku,
• rezervaci termínu nebo kapacity,
• první spolupráci s novým zákazníkem,
• objednávkách v e-shopech placených bankovním převodem.

‍

Dodavatel tak nemusí vystavovat standardní fakturu za plnění, které se ještě neuskutečnilo, a zákazník zároveň získá všechny údaje potřebné k zaplacení.

‍

Co má obsahovat proforma faktura

‍

Zákon o DPH nestanovuje zvláštní seznam náležitostí proforma faktury, protože ji neupravuje jako samostatný typ daňového dokladu. Pokud ji ale podnikatel používá jako obchodní listinu, vztahují se na něj obecná pravidla § 435 občanského zákoníku. Podnikatel musí na obchodních listinách uvádět zejména své jméno a sídlo. Podle způsobu zápisu podnikatele se přidávají také údaje o příslušném rejstříku nebo evidenci a přidělený identifikující údaj.

‍

Pro praktické použití je vhodné, aby proforma obsahovala také:

• označení „Proforma faktura“,
• číslo dokumentu,
• údaje zákazníka,
• datum vystavení,
• požadovaný termín úhrady,
• popis zboží nebo služby,
• částku k úhradě a měnu,
• číslo bankovního účtu,
• variabilní symbol nebo jiný identifikátor platby,
• případně odkaz na objednávku, smlouvu nebo cenovou nabídku.

‍

Je také vhodné dokument zřetelně odlišit od daňového dokladu, například formulací „Není daňový doklad“. Zákazník tak nebude proformu omylem používat jako podklad pro uplatnění DPH.

‍

Je proforma faktura účetní doklad?

‍

Ne vždy. Ani v účetnictví není rozhodující samotný název dokumentu. Podle § 11 zákona o účetnictví je účetním dokladem průkazný účetní záznam zachycující konkrétní účetní případ a obsahující zákonem stanovené údaje. Samotné vystavení běžné proformy jako výzvy k platbě obvykle ještě nepředstavuje vznik nákladu nebo výnosu. Přijetí nebo zaplacení zálohy už naopak představuje skutečnost, kterou je potřeba odpovídajícím způsobem zachytit v účetnictví nebo příslušné evidenci. Praktický postup se může lišit podle toho, zda podnikatel vede účetnictví, daňovou evidenci nebo využívá jiný daňový režim.

‍

‍

Proforma faktura versus zálohová faktura

‍

Pojmy proforma faktura a zálohová faktura se v podnikatelské praxi často používají pro velmi podobný dokument: výzvu k zaplacení ještě před samotným plněním. Ani „zálohová faktura“ není v zákoně o DPH samostatným druhem daňového dokladu. Finanční správa například ve svých metodických příkladech rozlišuje zálohovou fakturu vystavenou před úhradou a následný daňový doklad vystavený po přijetí platby. Některé fakturační systémy mohou mezi proformou a zálohovou fakturou vytvářet vlastní rozdíly. Například mohou proformou označovat platbu celé ceny předem a zálohovou fakturou pouze část ceny. Z právního a daňového pohledu je ale důležitější skutečný obsah dokumentu a to, zda už byla platba přijata, než jeho název.

‍

Co se stane po zaplacení proforma faktury

‍

Právě okamžik úhrady je důležitý. Proforma sama představuje požadavek na zaplacení. Jakmile ale zákazník zálohu skutečně uhradí, mohou nastat další účetní a daňové povinnosti.

‍

Pokud nejste plátcem DPH

‍

Neplátce DPH nemusí řešit daňový doklad k přijaté platbě podle zákona o DPH. Skutečně přijatou zálohu ale musí evidovat způsobem odpovídajícím tomu, jak vede své účetnictví nebo daňovou evidenci. Po uskutečnění zakázky se skutečné plnění a zaplacená částka odpovídajícím způsobem doloží. V praxi se zákazníkovi často vystavuje konečná nebo vyúčtovací faktura, ve které se již zaplacená záloha odečte. Nejde však o univerzální zákonnou povinnost vystavit vždy dokument právě s názvem „konečná faktura“.

‍

Pokud jste plátcem DPH

‍

U plátce DPH je přijetí zálohy důležitější. Podle § 20a zákona o DPH vzniká při přijetí úplaty před uskutečněním zdanitelného plnění povinnost přiznat daň z přijaté částky ke dni přijetí platby, pokud je budoucí plnění dostatečně určité.

‍

Za dostatečně určité se považuje plnění, u kterého jsou známé alespoň:

• zboží, které má být dodáno, nebo služba, která má být poskytnuta,
• příslušná sazba DPH,
• místo plnění.

‍

U běžné tuzemské zakázky mezi podnikateli pak plátci vzniká také povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě. § 28 zákona o DPH výslovně počítá s vystavením daňového dokladu při přijetí úplaty, pokud tím před uskutečněním plnění vznikla povinnost přiznat daň. Daňový doklad musí být v takovém případě vystaven do 15 dnů ode dne vzniku povinnosti přiznat daň.

‍

Praktický příklad proforma faktury u plátce DPH: Marketingová agentura, která je plátcem DPH, se zákazníkem dohodne službu v ceně 30 000 Kč bez DPH. Při základní sazbě DPH 21 % činí celková cena: 30 000 Kč + 6 300 Kč DPH = 36 300 Kč. Základní sazba DPH je v současnosti 21 %. Agentura požaduje před zahájením práce zálohu ve výši 50 % celkové ceny.

‍

‍1. Agentura vystaví proformu. Zákazník dostane proforma fakturu na: 18 150 Kč. Proforma slouží jako výzva k zaplacení.

‍

‍2. Zákazník zaplatí. Po přijetí 18 150 Kč tvoří při uvedeném příkladu: základ daně 15 000 Kč a DPH 21 % v hodnotě 3 150 Kč. Protože je budoucí služba dostatečně určitá, vznikne agentuře ke dni přijetí zálohy povinnost přiznat DPH.

‍

‍3. Agentura vystaví daňový doklad k přijaté platbě. Na přijatou zálohu vystaví zákazníkovi daňový doklad ve lhůtě stanovené zákonem. Stejný princip používá ve svých příkladech také Finanční správa: po zálohové faktuře a jejím zaplacení následuje daňový doklad k přijaté platbě a následně vyúčtování záloh.

‍

‍4. Po dokončení služby se záloha zohlední ve vyúčtování. Po uskutečnění zakázky se již zaplacená záloha započte proti celkové ceně. Zákazník tak doplatí pouze zbývající část, případně se vypořádá vzniklý přeplatek.

‍

Proforma faktura, zálohová faktura a daňový doklad

‍

Jednotlivé dokumenty se liší hlavně tím, kdy se používají a jaký mají význam z pohledu DPH. Rozhodující přitom není jen jejich název, ale také obsah a účel dokumentu.

‍

A) Proforma faktura
Slouží jako výzva k platbě předem. Běžná proforma vystavená před přijetím peněz sama o sobě není daňovým dokladem a zákazník si pouze na jejím základě nemůže uplatnit odpočet DPH.

‍

B) Zálohová faktura
Používá se jako výzva k zaplacení zálohy před dodáním zboží nebo služby. Stejně jako proforma není běžná zálohová faktura sama o sobě daňovým dokladem. V praxi se pojmy proforma faktura a zálohová faktura často používají pro velmi podobný dokument.

‍

C) Daňový doklad k přijaté platbě
Plátce DPH ho u běžného tuzemského B2B plnění vystavuje po přijetí zálohy, pokud přijetím platby vznikla povinnost přiznat DPH. Jde o daňový doklad a zákazník z něj může za splnění zákonných podmínek uplatnit odpočet DPH.

‍

D) Vyúčtovací doklad
Vystavuje se po uskutečnění plnění a slouží k vypořádání již zaplacených záloh s celkovou cenou zakázky. Započte se v něm částka, kterou zákazník zaplatil předem, a stanoví se případný doplatek nebo přeplatek.

‍

Důležité: Nespoléhejte pouze na název dokumentu. Zákon o DPH posuzuje daňový doklad podle toho, zda splňuje zákonné podmínky, nikoli podle toho, zda je označen jako „faktura“, „proforma“ nebo jiným názvem.

‍

Nejčastější chyby při používání proforma faktury

‍

Záměna proformy za běžnou fakturu

‍

Proforma je typicky platební výzva před plněním. Neměla by být automaticky považována za doklad potvrzující uskutečnění služby nebo dodání zboží.

‍

Uplatnění DPH pouze podle proformy

‍

Běžná proforma sama o sobě není dostatečným podkladem pro uplatnění odpočtu DPH. Pro nárok na odpočet platí podmínky zákona o DPH, mezi které u běžného tuzemského plnění patří také daňový doklad.

‍

Zapomenutý daňový doklad po přijetí zálohy

‍

Pokud plátce DPH přijme zálohu na dostatečně určité budoucí plnění, samotná proforma už nestačí. Přijetím peněz může vzniknout povinnost přiznat DPH a vystavit příslušný daňový doklad.

‍

Nejasné platební údaje

‍

Proforma má zákazníkovi usnadnit zaplacení. Pokud na ní chybí číslo účtu, identifikátor platby, přesná částka nebo informace, čeho se platba týká, ztrácí velkou část svého praktického smyslu.

‍

Nejčastější otázky o proforma faktuře

‍

1. Je proforma faktura daňový doklad?

Běžná proforma vystavená jako výzva k platbě před přijetím peněz daňovým dokladem není. Je ale přesnější neposuzovat dokument pouze podle jeho názvu. Podle zákona o DPH je daňovým dokladem písemnost splňující podmínky tohoto zákona.

‍

2. Jaký je rozdíl mezi proforma a zálohovou fakturou?

V běžné praxi se oba pojmy často používají pro dokument, kterým dodavatel požaduje platbu předem. Některé fakturační programy mezi nimi rozlišují podle vlastních pravidel, zákon o DPH je ale nedefinuje jako dva zvláštní druhy daňových dokladů. Pro daňové posouzení je důležitější obsah dokumentu a skutečnost, zda už byla záloha zaplacena.

‍

3. Musí mít proforma faktura datum splatnosti?

Pro proformu neexistuje v zákoně o DPH speciální seznam povinných náležitostí, který by ukládal uvést datum splatnosti. V praxi je ale termín úhrady vhodné uvést, aby zákazník věděl, do kdy má zaplatit. Měl by zároveň odpovídat tomu, co si strany sjednaly ve smlouvě, objednávce nebo obchodních podmínkách.

‍

4. Co musím udělat po zaplacení proforma faktury?

Záleží především na tom, zda jste plátcem DPH. U plátce může při přijetí zálohy vzniknout povinnost přiznat DPH, pokud je budoucí plnění dostatečně určité. U běžného tuzemského B2B plnění pak následuje vystavení daňového dokladu k přijaté platbě.

Neplátce DPH daňový doklad k přijaté platbě podle zákona o DPH nevystavuje, přijatou platbu ale musí správně zachytit podle svého účetního nebo daňového režimu.

‍

5. Může si zákazník z proforma faktury odečíst DPH?

Z běžné proformy samotné ne. Pro uplatnění odpočtu musí být splněny podmínky zákona o DPH. U standardního tuzemského plnění je základním dokladem daňový doklad vystavený dodavatelem.

‍

‍

Legislativní zdroje: zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zejména § 20a, § 26, § 28 a § 73; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zejména § 11; zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zejména § 435. Postup se zálohami potvrzuje také metodika Finanční správy.

Právní stav ověřen k 21. 9. 2026.

‍

‍